ฝึกประสบการณ์วันที่ 16 มีนาคม

          วันที่ 16 มีนาคม 2560 ฝึกงานฝ่ายจัดการทรัพยากรสารสนเทศ ฟังการบรรยายการจัดหาวารสารภาษาต่างประเทศ และฝึกปฏิบัติงานการลงรายการระเบียนวารสาร  โดย อาจารย์วราภรณ์ แดงช่วง

บรรณารักษ์ ชำนาญการพิเศษ ฝ่ายจัดการทรัพยากรสารสนเทศ สำนักหอสมุด

การจัดหาวารสารภาษาต่างประเทศ

          วารสาร คือ สิ่งพิมพ์ที่มีการกำหนดออกที่แน่นอน มีเนื้อหาการนำเสนอหลายด้าน เช่น องค์ความรู้ ผลงานการวิจัย ข่าวสารทันสมัย บันเทิง และประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

          ฝ่ายจัดการทรัพยากรสารสนเทศ

          มีหน้าที่ในการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศประเภทต่างๆ ได้แก่ จัดหาหนังสือ วารสาร โสตทัศนวัสดุ และฐานข้อมูล เข้าสำนักหอสมุด มก. เพื่อให้บริการสารสนเทศแก่อาจารย์ นิสิต บุคลากร มก. และผู้ใช้บริการทั่วไป

          กระบวนการดำเนินงานการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศประเภทวารสารภาษาต่างประเทศ

มี 6 กระบวนหลักๆ ได้แก่

1. การตรวจสอบรายการ

          - การตรวจซ้ำที่มีการเสนอแนะผ่านช่องต่างๆ

          - ถ้าตรวจพบทำการแจ้งผู้เสนอแนะทราบ

          - ถ้าไม่พบรายการพิจารณาก่อนจัดหา แจ้งผู้เสนอแนะให้ทราบ

2. การจัดหาวารสาร

          - จัดหาตามนโยบาย คือ มีเนื้อหาที่สอดคล้องกับคณะสาขาวิชาที่เปิดสอนและการวิจัยของมก.

          - จัดหาวารสารตามเกณฑ์ที่มีคุณภาพ

          - งบประมาณในการจัดหาวารสาร

          - การจัดหาวารสารภาษาไทย บอกรับผ่านสำนักพิมพ์และอภินันทนาการ (บริจาค)

          - การจัดหาวารสารภาษาต่างประเทศ บอกรับเป็นสมาชิกผ่านตัวแทนจำหน่ายวารสาร KARGER, IGROUP และGLOBE ส่วน ELSEVIER ติดต่อโดยตรง และอภินันทนาการ (บริจาค)

          -  การควบคุมงบประมาณในการจัดซื้อ

          - งานระบบ MILLENNIUM

          2.1 ขั้นตอนการจัดซื้อวารสารภาษาต่างประเทศ

                   ติดต่อบริษัทหรือตัวแทนจำหน่าย ส่งใบเสนอราคา (Quotation) หรือ (Proforma Invoice) ทำเรื่องถึงงานเลขานุการ ฝ่ายการเงิน อนุมัติในการจัดซื้อโดยผ่านผู้อำนวยการเป็นผู้พิจารณา ฝ่ายพัสดุจะติดต่อกับบริษัทหรือตัวแทนจำหน่ายอีกครั้ง เพื่อให้ส่งใบเสนอราคา (Quotation) หรือ (Proforma Invoice) มาอีกครั้ง ทำการเสนอผู้อำนวยการ เซ็นอนุมัติหลักการจัดซื้อ ฝ่ายพัสดุจะติดต่อธนาคารเพื่อคิดราคาค่าอัตราแลกเปลี่ยนค่าเงินต่างประเทศ ให้บริษัทหรือตัวแทนจำหน่ายส่งใบแจ้งหนี้มา เสนอผู้อำนวยการเซ็นอนุมัติ โอนเงินไปให้บริษัทหรือตัวแทนจำหน่าย

3. การสร้างระเบียนวารสาร

          - สร้างระเบียนรายการบรรณานุกรมวารสาร

          - สร้างระเบียนรายการจัดซื้อ

          - สร้างระเบียนลงรายการ

          - สร้างระเบียนตัวเล่ม

4. การลงทะเบียนวารสาร

          - แจ้งสถานะการรับวารสาร เช่น รายละเอียด รับวันที่ กี่ฉบับ เป็นต้น

5. การทวงวารสาร

          - ตรวจสอบครบ สมบูรณ์ของวารสารทุกฉบับ ถ้าไม่ครบหรือไม่สมบูรณ์ทำการทวงผ่าน โทรศัพท์ อีเมล แฟกซ์

6. การทำดรรชนีวารสาร

          - เครื่องมือบ่งชี้ข้อมูลของวารสาร

          - บทความฉบับเต็ม (Electronic Article)

          - แลกเปลี่ยนข้อมูลวารสารในโครงการต่างๆ

7. การเย็บเล่มวารสาร

          - ทำการรวบรวมวารสารย้อนหลัง

          - จัดทำดรรชนีวารสารทางวิชากร

          - รวบรวมส่งเย็บเล่ม ปีละ 2 ครั้ง/ 3 เดือน

          - ทำการประทับตา ลงทะเบียน ให้บริการสำหรับวารสารล่วงเวลา

          กระบวนการดำเนินงานการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศประเภทวารสารฉบับอิเล็กทรอนิกส์

มี 3 กระบวนหลักๆ ซึ่งคล้ายกับการจัดหาวารสารภาษาต่างประเทศ (Print) ได้แก่

          1. ตรวจสอบรายการ

          2. การจัดหาวารสารอิเล็กทรอนิกส์

          3. การสร้างระเบียนวารสารอิเล็กทรอนิกส์

          วันที่ 16 มีนาคม 2560 ฝึกงานฝ่ายจัดการทรัพยากรสารสนเทศ ฟังการบรรยายการจัดหาวารสารภาษาไทยและหนังสือพิมพ์ การจัดทำดรรชนีวารสาร และศึกษากระบวนการการจัดหาจัดซื้อวารสารภาษาไทยและหนังสือพิมพ์จากเอกสารบันทึกข้อความ ฝึกปฏิบัติงานการจัดทำดรรชนีวารสาร  โดย อาจารย์กนก สุขมณี บรรณารักษ์ ชำนาญการ ฝ่ายจัดการทรัพยากรสารสนเทศ สำนักหอสมุด

การจัดหาวารสารภาษาไทยและหนังสือพิมพ์

          การบอกรับหนังสือพิมพ์ แบ่งออก เป็น 2 วิธี

          1. บอกรับกับตัวแทนจำหน่าย

          2. บอกรับกับบริษัท/สำนักพิมพ์โดยตรง

          หนังสือพิมพ์ที่สำนักหอสมุด มก. บอกรับกับตัวแทนจำหน่าย ได้แก่

ข่าวสด ฐานเศรษฐกิจ เดลินิวส์ ไทยรัฐ แนวหน้า ประชาชาติธุรกิจ มติชน สยามกีฬา ไทยโพสต์ คู่สร้าง คู่สม มติชนสุดสัปดาห์ และสตาร์ซอคเก้อร์ หนังสือพิมพ์บอกรับอย่างละเพียง 1 ฉบับ

          หนังสือพิมพ์ที่สำนักหอสมุด มก. บอกรับกับบริษัท/สำนักพิมพ์โดยตรง ได้แก่ สยามรัฐ กรุงเทพธุรกิจ คมชัดลึก บางกอกโพสต์ ASTVผู้จัดการ

          ขั้นตอนการปฏิบัติงานการจัดหาหนังสือพิมพ์

          1. วางแผนพิจารณาการบอกรับหนังสือพิมพ์ทั้งตัวแทนจำหน่ายและบริษัท/สำนักพิมพ์โดยตรงในรายเดือน/รายปีนี้จะซื้อเท่าไหร่ ต่ออายุหนังสือพิมพ์ตัวไหน

          2. ทำเรื่องขอเบิกจ่ายกับงานพัสดุ การเงิน

          3. แจ้งบริษัทให้ทำใบเสนอซื้อและใบแจ้งหนี้มา ทำการบันทึกข้อมูลการซื้อ

          4. ส่งเรื่องงานพัสดุ การเงิน รอการดำเนินการ   และแจ้งตัวแทนจำหน่าย/บริษัทผลิตรับเช็ค

          ** ตรวจสอบการส่งหนังสือพิมพ์ ว่าส่งครบหรือไม่ ถ้าไม่ครบทำการทวงจนกว่าจะได้ครบ

          การจัดหาวารสารภาษาไทย

          การจัดหาวารสารภาษาไทยบอกรับจากหน่วยงาน สำนักพิมพ์ สถาบันการวิจัย และมหาวิทยาลัยต่างๆ

          ขั้นตอนการปฏิบัติงานการจัดหาวารสารภาษาไทย

          1. สำรวจตรวจสอบรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาพิจารณาว่าในปีงบประมาณนี้จะบอกรับอะไร

          2. ทำรายการชื่อวารสารเพื่อพิจารณาจำนวนเงินในการบอกรับ ประมาณราคา

          3. ตรวจสอบแต่ละรายชื่อว่าหมดอายุเดือนไหน บางครั้งให้ตัวแทนจำหน่ายจัดหาให้

          4. ทำเรื่องเบิกเงิน

          การทำเรื่องเงินในการจัดซื้อ

          ทำรายการจำนวนเงินที่จะจัดซื้อ ยืมเงินสำรองจ่ายวารสารที่บอกรับ/ต่ออายุ ทำเรื่องอนุมัติหลักการ ทำสัญญายืมเงิน ทำเรื่องละ 3 ฉบับ รอ 7-10 วัน รับเช็คกับการเงิน ระหว่างรอเตรียมเอกสารใบสมัคร ทำเรื่องประสงค์ต่ออายุวารสารอะไรบ้าง ทำการโอนเงินผ่านบัญชีหรือธนาณัติ(ส่งเงินทางไปรษณีย์)ให้ทางบริษัท/สำนักพิมพ์ ทำหนังสือเอกสารรายการบอกรับอายุ เรียงใบเสร็จ ส่งทางการเงินยื่นเรื่อง บจ.2 ใบสัญญายืมเงิน-คืนเงิน