วันที่ 15 กุมภาพันธ์ 2560 ฝึกงานฝ่ายหอจดหมายเหตุ
ฟังการบรรยายแนะนำฝ่ายหอจดหมายเหตุและกำหนดเลขรหัสเอกสารจดหมายเหตุ โดย อาจารย์พฎา
พุทธสมัย หัวหน้าฝ่ายหอจดหมายเหตุ สำนักหอสมุด
การกำหนดเลขรหัสเอกสารจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
การกำหนดเลขรหัสเอกสารจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
จะกำหนดเลขรหัสเอกสารตามแหล่งที่มาของเอกสาร (อ้างอิงตามหลักสากล)
โดยจำแนกออกเป็นกลุ่มตามลำดับดังนี้
1. กลุ่มตัวอักษรหน่วยงาน คือ KU มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
2. กลุ่มตัวอักษรของวิทยาเขต 4 วิทยาเขต คือ
BKN
ย่อมาจาก วิทยาเขตบางเขน
KPS
ย่อมาจาก วิทยาเขตกำแพงแสน
SRC
ย่อมาจาก วิทยาเขตศรีราชา
CSC
ย่อมาจาก วิทยาเขตเฉลิมพระเกียรติ จังหวัดสกลนคร
3. กลุ่มตัวเลขของหน่วยงานต่างๆ ในแต่ละวิทยาเขตของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
โดยแบ่งออกได้เป็น คณะ สำนัก สถาบัน โดยเป็นรหัสที่ใช้แทนหน่วยงาน
จะแทนตัวเลขตั้งแต่ 001-999 เช่น 001 คือ
คณะเกษตร หรือ 002 แทนคณะประมง เป็นต้น
ทั้งนี้การให้เลขแก่หน่วยงานในแต่ละวิทยาเขตอาจเรียงลำดับตามการจัดตั้งก่อน-หลังหรือเรียงลำดับตามความเหมาะสมขึ้นอยู่กับดุลพินิจของแต่ละวิทยาเขต
โดยรหัสแต่ละคณะจะแนบอยู่ในภาคผนวกของหน่วยงาน
4. กลุ่มตัวเลขของหน่วยงานย่อย หมายถึง ภาควิชา/สาขา/กอง/ฝ่าย/ศูนย์ ฯลฯ ของคณะ
สำนัก สถาบัน โดยใช้ตัวอักษร S (S ย่อมาจาก
Series) นำหน้าตามด้วยตัวเลข 2 หลักตั้งแต่
00-99 เช่น S01 หมายถึงภาควิชาปฐพีของคณะเกษตร
เป็นต้น
การกำหนดรหัสหมวดเอกสารที่ต้องเก็บรักษาตลอดไป (หมวดเอกสารทั่วไป)
01 คำสั่ง
ระเบียบ กฎ
02 โต้ตอบ
03 บริหารงานทั่วไป
04 เอกสารงานประชุม
05 การเบิกงบประมาณ
06 ประกันคุณภาพ
07 อาคารสถานที่
08 บริหารงานบุคคล
09 การเรียนการสอน
10 เบ็ดเตล็ด
11 เอกสารโสตทัศนวัสดุ
12 งานวิจัย
13 หนังสือ
ตัวอย่าง KUSRC003-S01-03-04-1
KU มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
SRC
วิทยาเขตศรีราชา
003
สำนักวิทยบริการ
S01
สำนักเลขานุการ
03 หมวดบริหารงานทั่วไป
04 หัวเรื่องของหมวดหลัก เรื่อง รักษาการแทน การมอบหมายงาน
1 ประการแต่งตั้งนายเรวัติ อ่ำทอง เป็นผู้อำนวยการสำนักวิทยบริการ
เอกสารประเภทบุคคล
ที่ได้รับมอบจากเจ้าของเอกสารโดยตรง เช่น ผู้บริหารของมหาวิทยาลัย อาจารย์ผู้ทรงคุณวุฒิ
ทางหอจดหมายเหตุจะคัดแยกออกเป็น เอกสารในส่วนของบุคคล เป็นทะเบียนแยกออกมาเฉพาะ
คือ ทะเบียนเอกสารส่วนบุคคล มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
โดยรหัสแรกเป็นเอกสารส่วนบุคคลอันที่เกี่ยวของกับพระราชวงศ์ โดยกำหนดตัวอักษร
แทนด้วยตัว R
โครงสร้างการกำหนดรหัสเอกสารส่วนตัวบุคคลประเภทราชวงศ์
มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
KU หน่วยงานหลักระดับมหาวิทยาลัย
BKN/KPS/SRC/CSC หน่วยงานระดับวิทยาเลข
R ตามด้วยตัวเลข 2 หลัก ลำดับพระนามของราชวงศ์
ตามด้วยตัวเลข
4 หลัก - ตัวเลข 2 หลักแรก หมวดหลักของเอกสาร
- ตัวเลข 2 หลักท้าย หัวเรื่องของหมวดหลัก
ตัวเลขเรียงลำดับตามจำนวนเอกสาร เอกสาร
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น